Zarządzanie projektem unijnym — monitoring i rozliczanie
Podpisanie umowy o dofinansowanie, czy to w ramach funduszy strukturalnych, czy Krajowego Planu Odbudowy (KPO), to ogromny sukces, ale zarazem początek najbardziej odpowiedzialnego etapu. Prawidłowe rozliczenie dotacji unijnej oraz rygorystyczne przestrzeganie procedur to jedyny sposób na uniknięcie konieczności zwrotu środków wraz z odsetkami. Jako konsultanci ZEFE.ORG oferujemy kompleksowe wsparcie w zarządzaniu projektem, przejmując na siebie ciężar biurokracji i zapewniając bezpieczeństwo finansowe Państwa inwestycji.
Nasza usługa to nie tylko wypełnianie wniosków o płatność. To strategiczne partnerstwo, które pozwala uniknąć najczęstszych błędów w rozliczeniach i przygotowuje organizację na wyzwania, jakimi są kontrole z instytucji zarządzającej oraz obowiązek zachowania trwałości projektu.
Zakres usługi
W ramach kompleksowego zarządzania projektem zapewniamy wsparcie w następujących obszarach:
- Sporządzanie wniosków o płatność: Przygotowanie dokumentacji rozliczeniowej (zaliczkowej, pośredniej i końcowej) zgodnie z aktualnymi wytycznymi i systemami (np. SL2021).
- Monitoring wskaźników: Bieżące śledzenie postępów w realizacji wskaźników produktu i rezultatu, co jest kluczowe dla pełnego rozliczenia kwoty dofinansowania.
- Nadzór nad procedurami zakupowymi: Weryfikacja poprawności postępowań zgodnie z Zasadą Konkurencyjności lub Prawem Zamówień Publicznych.
- Zarządzanie dokumentacją: Doradztwo w zakresie prawidłowego opisywania faktur, archiwizacji dokumentów oraz prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej.
- Przygotowanie do kontroli: Symulacje kontroli oraz obecność naszego eksperta podczas oficjalnych audytów przeprowadzanych przez IP/IZ.
- Monitoring okresu trwałości: Nadzór nad projektem przez wymagane 3 lub 5 lat po jego zakończeniu, aby zapobiec nieuprawnionym modyfikacjom skutkującym zwrotem dotacji.
Przebieg współpracy
- Audyt otwarcia: Analiza podpisanej umowy o dofinansowanie oraz harmonogramu rzeczowo-finansowego.
- Opracowanie procedur wewnętrznych: Dostosowanie obiegu dokumentów w Państwa firmie do wymogów projektu.
- Bieżące raportowanie i monitoring: Cykliczne weryfikowanie postępów i terminowe składanie wniosków o płatność.
- Zamykanie etapów finansowych: Rozliczanie wydatków, weryfikacja kwalifikowalności kosztów i kontakt z opiekunem projektu w instytucji.
- Rozliczenie końcowe i audyt: Przygotowanie finalnego wniosku o płatność i wsparcie podczas końcowej weryfikacji projektu.
Dane techniczne usługi
| Parametr | Szczegóły realizacji |
|---|---|
| Czas realizacji | Od momentu podpisania umowy o dofinansowanie do zakończenia okresu trwałości (zależnie od projektu: 3-7 lat). |
| Forma współpracy | Dedykowany opiekun projektu, spotkania online/stacjonarne, praca w systemach informatycznych (np. SOWA, CST). |
| Kluczowe etapy | Wnioski o zaliczkę, wnioski o refundację, wniosek o płatność końcową, raporty z trwałości. |
| Gwarancja jakości | Zgodność z aktualnymi wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków i zasadami promocji. |
Wartość dodana dla klienta
Współpraca z ZEFE.ORG w zakresie zarządzania projektem to przede wszystkim minimalizacja ryzyka finansowego. Dzięki naszemu doświadczeniu w unikaniu najczęstszych błędów w rozliczeniach, proces przepływu środków odbywa się płynnie, co chroni płynność finansową Państwa przedsiębiorstwa.
Zdejmujemy z Państwa barków konieczność śledzenia nieustannie zmieniających się wytycznych unijnych i krajowych (w tym specyficznych wymogów dla projektów z KPO). Państwa zespół może w pełni skoncentrować się na merytorycznej realizacji celów biznesowych, podczas gdy my dbamy o to, aby każda wydana złotówka została uznana za koszt kwalifikowalny i poprawnie rozliczona. Z nami kontrola z instytucji zarządzającej staje się jedynie formalnością, a nie źródłem stresu operacyjnego.