Zefe.org

Uniwersytet Przyrodniczy w Lublinie na drodze przetargu wybrał firmę konsultingową ZEFE.ORG (P.W. Structum Sp. z o.o., NIP 712-015-64-12) do współpracy przy planowanej aplikacji do Programu Regionalnego Fundusze Europejskie dla Lubelskiego 2021-2027, Działanie 3.9 „Ochrona bioróżnorodności na obszarach objętych formami ochrony przyrody” (Priorytet III „Ochrona zasobów środowiska i klimatu”). Celem projektu była ochrona i regeneracja terenów mokradłowych o wysokich wartościach przyrodniczych.

Cele i wyzwania

• Opracowanie szczegółowego studium wykonalności projektu

• Przygotowanie kompletnej, zgodnej z wymogami dokumentacji aplikacyjnej

• Spełnienie wymogów formalnych programu i dotrzymanie terminów naboru

• Zapewnienie wysokiego poziomu merytorycznego wniosku w obszarze ochrony różnorodności biologicznej

Zakres prac ZEFE.ORG

1. Analiza wstępna i diagnoza potrzeb

2. Opracowanie studium wykonalności:

   • Analiza stanu istniejącego i środowiskowych uwarunkowań terenów mokradłowych

   • Ocena techniczna, ekonomiczna i środowiskowa proponowanych działań

3. Przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej:

   • Budżet projektu i harmonogram realizacji

   • Opisy merytoryczne działań ochronnych i regeneracyjnych

   • Załączniki formalne i mapy tematyczne

4. Koordynacja konsultacji międzywydziałowych i spotkań roboczych

5. Wsparcie w procesie formalnej weryfikacji wniosku przez jednostki uczelniane

Harmonogram realizacji

Kluczowe działania i dobre praktyki

• Bieżąca komunikacja i spotkania statusowe co tydzień, zapewniające transparentność prac

• Włączenie ekspertów z Wydziału Przyrodniczo-Technologicznego do konsultacji merytorycznych

• Zastosowanie narzędzi do zarządzania projektem (tablice Kanban, wspólne repozytorium dokumentów)

• Weryfikacja formalna zgodnie z wytycznymi IZ RPO WL przed każdym etapem składania

• Scenariusze ryzyka i rekomendacje działań minimalizujących potencjalne opóźnienia

Rezultaty i korzyści

• Studia wykonalności i wniosek aplikacyjny złożone w terminie

• Pozytywna ocena formalna i merytoryczna wniosku przez instytucję zarządzającą

• Uzyskanie dofinansowania na realizację prac ochronnych i regeneracyjnych terenów mokradłowych

• Usprawnienie wewnętrznych procedur uczelni w zakresie przygotowywania projektów unijnych

• Wzrost kompetencji zespołu Uniwersytetu w zakresie zarządzania projektami i funduszami europejskimi

Wnioski i rekomendacje

• Wczesne zaangażowanie konsultantów z doświadczeniem w RPO WL znacząco podnosi szanse na sukces wniosku.

• Regularna komunikacja i przejrzyste narzędzia do zarządzania dokumentami minimalizują ryzyko błędów formalnych.

• Współpraca interdyscyplinarna (przyrodnicy, ekonomiści, prawnicy) wzbogaca merytoryczny aspekt studium.

• Opracowanie scenariuszy ryzyka i planów awaryjnych pozwala zachować harmonogram prac nawet przy nieprzewidzianych zdarzeniach.