www.zefe.org

Jesteś w:

Przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej do konkursu naboru wniosków o dofinansowanie unijne to kluczowy krok w realizacji Twojego projektu. Właściwie opracowana dokumentacja zwiększa szanse na sukces i pozwala uniknąć niepotrzebnych komplikacji.

1. Zrozumienie wymagań konkursu

Kluczem jest dokładne zapoznanie się z dokumentacją konkursową. Przeczytaj uważnie:

• Regulamin konkursu: Poznaj cele, priorytety i zakres finansowania.

• Kryteria oceny: Zrozum, na co zwracają uwagę oceniający.

• Instrukcje dla wnioskodawców: Szczegółowe wytyczne dotyczące wypełniania wniosku.

Nie pomijaj żadnych detali – błędy formalne są najczęstszą przyczyną odrzucenia wniosków.

2. Definiowanie projektu

Precyzyjne określenie Twojego projektu to fundament wniosku.

• Cel główny: Co chcesz osiągnąć? Jakie potrzeby społeczne, gospodarcze lub środowiskowe adresujesz?

• Cele szczegółowe: Konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i terminowe (SMART).

• Grupa docelowa: Kto skorzysta z Twojego projektu? Dlaczego jest to ważne?

Przykład: Jeśli planujesz modernizację stawów rybnych, podkreśl, jak przyczyni się to do zrównoważonej akwakultury i lokalnej gospodarki.

3. Analiza potrzeb i uzasadnienie projektu

Pokaż, dlaczego Twój projekt jest niezbędny.

• Analiza obecnej sytuacji: Opisz problem lub wyzwanie, które chcesz rozwiązać.

• Dowody: Wykorzystaj dane statystyczne, raporty, badania.

• Konsekwencje braku działania: Co się stanie, jeśli projekt nie zostanie zrealizowany?

Metafora: Pomyśl o swoim projekcie jak o lekarstwie na konkretną bolączkę społeczną lub gospodarczą.

4. Plan działań

Szczegółowy harmonogram to mapa drogowa Twojego projektu.

• Etapy realizacji: Podziel projekt na logiczne części.

• Działania: Opisz, co konkretnie zostanie zrobione na każdym etapie.

• Terminowość: Określ ramy czasowe dla każdego działania.

5. Budżet i finansowanie

Transparentność finansowa buduje zaufanie.

• Szczegółowy budżet: Rozpisz koszty według kategorii (np. sprzęt, usługi, personel), wykonaj analizę fiansową do wniosku

• Koszty kwalifikowalne i niekwalifikowalne: Zgodnie z wytycznymi konkursu.

• Źródła finansowania: Wkład własny, środki unijne, inne dotacje.

Upewnij się, że każda pozycja budżetu jest uzasadniona i niezbędna dla realizacji projektu.

6. Analiza ryzyka i plan zarządzania ryzykiem

Okaż, że jesteś przygotowany na ewentualne trudności.

• Identyfikacja ryzyk: Opóźnienia, zmiany cen, problemy techniczne.

• Ocena ryzyka: Prawdopodobieństwo wystąpienia i wpływ na projekt.

• Działania zapobiegawcze: Jak planujesz minimalizować ryzyka?

7. Integracja horyzontalnych celów UE

Pokaż, że Twój projekt wspiera szersze cele Unii.

• Zrównoważony rozwój: Jak projekt wpływa na środowisko?

• Równość szans: Czy promuje równouprawnienie płci, włączenie społeczne?

• Innowacyjność: Wykorzystanie nowoczesnych technologii czy metod.

Przykład: Wprowadzenie ekologicznych technologii w stawach rybnych przyczynia się do ochrony bioróżnorodności.

8. Partnerstwa i współpraca

Współpraca z innymi podmiotami może wzmocnić Twój projekt.

• Partnerzy projektowi: Inne firmy, organizacje pozarządowe, uczelnie.

• Rola partnerów: Wyjaśnij, jak będą zaangażowani i jakie korzyści przyniosą.

• Listy intencyjne i umowy: Dołącz jako załączniki.

9. Przygotowanie wymaganych załączników

Nie zapomnij o formalnościach.

• Dokumenty rejestrowe: Statut, KRS, NIP, REGON.

• Potwierdzenie sytuacji finansowej: Sprawozdania finansowe, opinie bankowe.

• Pozwolenia i certyfikaty: Jeśli są wymagane.

Upewnij się, że wszystkie dokumenty są aktualne i podpisane przez uprawnione osoby.

10. Korekta i weryfikacja

Dokładność jest kluczem.

• Sprawdź spójność informacji: Czy dane w różnych częściach wniosku nie są sprzeczne?

• Poproś o opinię zewnętrzną: Świeże spojrzenie może wychwycić niedociągnięcia.

• Upewnij się, że spełniasz wszystkie kryteria formalne: To podstawowy warunek dalszej oceny.

11. Składanie wniosku

Zadbaj o terminowość i poprawność techniczną studium wykonalności oraz wnioseku o dofinansowanie unijne

• Termin składania: Nie zostawiaj na ostatnią chwilę.

• Forma: Elektroniczna (przez system) lub papierowa – zgodnie z wytycznymi.

• Potwierdzenie złożenia: Zachowaj dowód złożenia wniosku.